Arbeitsorganisation

Frau Novemberregen, die vermutlich einen ziemlich komplexen Arbeitsalltag hat, schrieb auf Anfrage einer Leserin über Methoden, mit denen sie ihre Abläufe organisiert. Unter anderem gibt es dort eine papierhaftene** „Bibel“, in der Aufgaben notiert, eingeklebt und angetackert werden. – Faszinierend!

Ich selbst bin in den vergangenen Jahren immer mehr von der Papierverwaltung auf die elektronische übergegangen. Seit gut zwei Jahren verwende ich die Aufgabenverwaltung von todoist.com. Damit kann ich beim Herumlaufen in unserem Laden auf dem Mobiltelefon neue Aufgaben hinzufügen, erledigte abhaken, Fälligkeitstermine und Prioritäten ändern und Notizen dazu machen.
Sitze ich im Büro oder zu Hause* am PC, verwende ich die Windows-Variante von Todoist, weil dort das Tippen einfacher ist. Todoist synchronisiert alles, was man tut, auf allen Geräten, auf denen man sich anmeldet, in Sekundenschnelle.
Da steh ich total drauf. Weil ich lasse die mobile Quatsche schon gern mal irgendwo liegen und frickle die Sachen dann eben schnell mal in einen PehZeh. – Mal hier, mal dort? Gar kein Problem. Hinterher ist alles so, als hätte man es auf einem einzigen Gerät bearbeitet.

Natürlich lassen sich Projekte und Unterprojekte anlegen, denen Aufgaben zugeordnet werden können, Unteraufgaben in mehreren Ebenen anlegen und eine oder mehrere thematische Markierungen („Tags“ nennt man die ja neuerdings) hinzufügen, die beim Suchen und Finden helfen. Prios und Fälligkeiten hatte ich ja schon erwähnt.
Das geht schon auch mal schief, weil ich Abhängigkeiten nicht gleich checke, oder weil ich Sachen zusammenfassen, die nichts miteinander zu tun haben. Aber alles lässt sich zum Glück nachträglich problemlos umorganisieren, sobald mich der Durchblick küsst.

Wenn Infos zu einer Aufgabe auf Wandtafeln oder irgendwelchen Zettelchen stehen, knipse ich Fotos davon und hänge die an die Aufgabe an.
Screenshots zum Beispiel von U-Bahntickets, die ich abrechnen will? Wichtige Dateien zu einer Aufgabe, etwa PDF-Scans von Briefen? Diesen ganzen Kram häng ich auch einfach an. Eigene Notizen tippe ich in Textanhänge zu den Aufgaben.
Klar, alles was ich irgendwann nicht mehr finde, lässt sich per Tags oder Volltext suchen – sowohl in aktuellen, wie auch in den erledigten Aufgaben.

Theoretisch könnte ich noch alle meine Leute zu Todoist verdonnern und dann Aufgaben delegieren und deren Erledigung kontrollieren. Aber das geht bei uns aus Gründen des betrieblichen Wertekanons nicht. Dann eben nicht.
Doch auch so finde ich klasse: Todoist sortiert die Aufgaben für mich, nie geht der Platz für Notizen und Anhänge aus und außerdem diszipliniert mich das Progrämmchen auch noch, indem es mir Karmapunkte für Erledigtes gibt und für Unerledigtes wegnimmt, die miese Sau. (Abmahnungen über den Arbeitgeber wegen Prokrastinierens tritt sie glücklicher Weise noch nicht los.)

Die Vollversion von Todoist lasse ich mir 25 Euronen pro Jahr kosten. Ohne das Ding wäre ich echt aufgeschmissen. Muss ich mir Sorgen machen, was passiert, wenn die Anbieterfirma pleite geht?

~

*) P. S.: Ich arbeite manchmal auch nachmittags von zu Hause fürs Büro. Aber meistens organisiere ich dort Privates. Denn ja, ich verwende Todoist längst auch für zu Hause: Anstehende Überweisungen, Erinnerungen an wichtige Besorgungen und Termine, Sammlungen mit Geschenkideen, internette Links, die sich ansammeln und angesehen werden wollen …

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1 Kommentar

  1. **) Ja ja, ist ja gut. Ich weiß, dass es „papierhafte“ heißt. Aber ich fand „papierhaftene“ einfach einen Tick besser. Dieser Wortschöpfung haftet etwas Anhaftendes an, etwas PostIt-artig Klebriges …

    Ich konnte nicht widerstehen. Sehen Sie es mir im Sinne einer Wortmischerei bitte nach.

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