Gelocht und abgeheftet

Ich mag die N. aus der Personalabteilung der Fabrik wirklich gern leiden. Sie ist eine sympathische und empathische Gesprächspartnerin, und nicht zuletzt deshalb schaute ich letzthin nach dem Mittagessen wieder einmal bei ihr auf einen kurzen Plausch vorbei. Als ich das Großraumbüro betrat, war die N. mit Ablage beschäftigt. Auf ihrem Schreibtisch lag ein säuberlich aufgetürmter Papierstapel von gut fünf Zentimetern Höhe, von dem sie ein Blatt nach dem anderen abnahm und es lochte. Danach zog sie aus einer langen Schrankreihe einen Aktenordner, klappte den Metallbügel auf, fädelte das eben gelochte Einzelblatt auf die beiden Dornen, klappte Bügel und Ordner wieder zu und schob ihn wieder zurück zwischen die Nachbarordner im Schrank.

„Was wird das denn?“, fragte ich stirnrunzelnd. „Sieht irgendwie nach Sisyphus aus. Habt Ihr keine Praktikanten mehr?“

„Das sind die letzten Gehaltsabrechnungen der Fabrik.“ Die N. wirkte ungewohnt genervt. „448 Angestellte, 448 Monatsabrechnungen, 448 Leitz-Ordner. Das mache ich jeden Monat kurz nach dem Fünfzehnten, Herr W. Definitiv meine Lieblingsbeschäftigung!“ Die N. zuckte die Schultern und griff nach Locher und dem nächsten Blatt Papier.

Sagenhaft! Das war ja genau das, was man unter dem Begriff elektronische Datenverarbeitung versteht. – „Ich dachte, die Gehaltsabrechnung ist im SAP-System gespeichert?“, warf ich verblüfft ein.

„Ja, schon“, räumte die N. ein. „Aber jeder Gehaltszettel wird zweimal ausgedruckt. Ein Ausdruck geht an den Mitarbeiter, der andere wird hier in den Ordnern archiviert. Das haben wir schon immer so gemacht.“

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Ich wagte es nicht, die N. an dieser Stelle darauf aufmerksam zu machen, dass ich meine Gehaltszettel, die mir stets zur Monatsmitte sauber gefaltet in verschlossenen und abgestempelten Umschlägen zugingen, sogleich auf den Scanner legte, um sie im PDF-Format auf dem Arbeitsplatzrechner abzulegen und das Papier sogleich zu vernichten. Ich hätte befürchten müssen, dass die N. einen Nervenzusammenbruch erlitten hätte.

Nochmals zum Mitdenken: Die Gehaltsabrechnungen werden von einem EDV-System Monat für Monat automatisch erstellt. Wäre es nicht konsequent und folgerichtig, die Übersichten in PDF-Dateien zu überführen und allen Mitarbeitern ebenso automatisch meinetwegen per E-Mail zuzusenden? Oder vielleicht auf einem Dateiserver abzuspeichern und nur einen Link auf die Datei zu verschicken?

Statt dessen fällen wir Monat für Monat einen Baum, drucken das alles in zweifacher Ausfertigung aus, falten Kuverts, tüten Zettel ein, verteilen sie über die Sekretariate an alle Angestellten und legen zu allem Überfluss auch noch Kopien in Ordnern ab, die alle paar Jahre in Umzugskartons verpackt werden müssen, um dann auf nimmer Wiedersehen in verspinnwebten Lagerhallen gestapelt zu werden. – Unsere Fabrik, das Systemhaus, ein Musterbeispiel an Effizienz und Modernität!

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Traurig – nein: ärgerlich – ist die Tatsache, dass diese Geschichte keine Erfindung meines überhitzten Geistes ist, sondern leider harte Realität. Ich befürchte, ich muss mir einen neuen Arbeitgeber suchen. Das ist doch absurd.

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3 Kommentare

  1. Ich bitte um Nachsicht mit dem Arbeitgeber. Für den Papierzettel beim Arbeitgeber liegt ein Grund in der Aufbewahrungspflicht und daraus folgend der Datensicherheit (sowohl Lebensdauer als auch Vertraulichkeit gemeint). Platt gesagt: ein Papierordner im Schrank hält länger und kommt nicht so schnell abhanden wie eine gebrannte CD. Auf der Festplatte des Arbeitsplatzrechners archivieren kommt ja sowieso nicht in Frage (viel zu unsicher in jeglicher Hinsicht), auf einem Server ablegen bedeutet, dass die IT nach Belieben zugreifen könnte. Alles so eine Sache bei den nun eben besonders sensiblen Gehaltsdaten.

    Für den Papierzettel beim Arbeitnehmer liegt der Grund sicher u.a. darin, dass z.B. datev – meines Wissens, ich lasse mich gern korrigieren – noch keinen Digitalversand aus dem Programm heraus anbietet. Soweit ich weiß laufen da Pilotprojekte. Und den Zettel ausdrucken und scannen, ganz ehrlich, das ist auch eine Arbeit für Deppen und sehr fehleranfällig. Verschickense mal den falschen Zettel an die falsche Person, da ist dann Polen offen. Und dem Praktikanten delegieren kann man das Scannen natürlich auch nicht. Und dann auch die Frage, ob das wirklich jeder Arbeitnehmer möchte. An welche Mailadresse denn, die Firmenadresse? Und da liest dann ggf. das Sekretariat mit und weiß, was der Chef genau verident? Oder an die Privatadresse, wo ständig das Postfach überläuft und die Mail bounct oder man zu Hause keinen Drucker hat (gibt so Leute, arbeiten ja nicht alle im Büro) oder vielleicht auch sogar gar kein Internet? Alles möglich, aber einen Briefkasten hat jeder und der ist auch relativ zuverlässig.

    Was ich nicht verstehe ist, warum die Personaldame die Zettel alle in einzelne Akten heftet. In die Personalakte müssen die doch nicht. Ich loche sie im Stapel und hefte sie alle zusammen monatsweise ab. Das geht dann sehr schnell.

    • Oh, eine Insiderin! Das ist ja mal interessant. Was mir jetzt einleuchtend erscheint, ist der Hinweis auf die organisatorischen Schwierigkeiten des E-Mailversandes der Gehaltsabrechnung an die Mitarbeiter. Zu allen anderen Anmerkungen muss ich erst mal nachdenken. Das schaffe ich um ein Uhr nochwas nimmer. – Kommt noch …

    • Wie gesagt, E-Mailversand von Gehaltsabrechnungen erscheinen mir nach Deinen Hinweisen auch nicht mehr erstrebenswert. Allerdings kann ich mich noch immer nicht mit der Papierablage anfreunden.

      Nachdem ja alle Firmenabrechnungen bereits in den IT-Buchhaltungssystemen (also zum Beispiel in SAP) vorliegen, lasse ich das Argument, Dritte könnten auf PDF-Abrechnungen zugreifen nicht gelten. Ich könnte mir zum Beispiel vorstellen, dass Firmen ihren Mitarbeitern ähnlich wie Telefonanbieter die Verbindungsdaten oder Banken die Kontoauszüge alle Gehaltsabrechnungen in einem kennwortgeschützten Serverbereich zur Verfügung stellen könnten. Wer will, kann seine Abrechnungen ausdrucken und löschen. Oder als Dateien auf einen USB-Stick kopieren und mitnehmen.

      Papierausdrucke sind so unglaublich vorgestrig. Nach meinem letzten Umzug hatte ich einen Aktenordner gefunden, in dem meine Gehaltsabrechnungen aus den Siebziger- und Achtzigerjahren abgeheftet waren. Das will ich nie wieder erleben müssen. Seither packe ich alle Monatsabrechnungen eines Jahres in eine PDF-Datei, verschlüssele diese mit einem Standardwerkzeug (zum Beispiel mit 7zip) und lege sie in der Cloud ab. Die Cloud wird automatisch auf meinen Privatrechner synchronisiert; damit habe ich inklusive Backup drei verschlüsselte Kopien meiner Abrechnungen verfügbar, die ich bei Bedarf entschlüsseln und lesen, oder irgendwann einmal löschen bzw. schlichtweg vergessen kann.

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